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Política de tratamiento de datos
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Ley 1266 de 2008 y el Decreto Único 1074 de 2015, ENERGITEL S.A.S adopta la presente política de tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales y laborales.
De esta manera, ENERGITEL S.A.S manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales y, en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades, contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a ENERGITEL S.A.S cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de ENERGITEL S.A.S, considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales, (en adelante, LA EMPRESA).
I. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
NOMBRE DE LA EMPRESA: ENERGITEL S.A.S, sociedad comercial constituida por escritura Pública número 001954 de la Notaria Sexta de Pereira del 23 de septiembre de 2000, inscrita el 19 de Marzo de 2008, bajo el número 00005143 de libro IX, en la Cámara de Comercio de Dosquebradas identificada con NIT 816.004.795-5
DOMICILIO: Oficina Principal, calle 12 No 6-182 Bodega 203 Dosquebradas Risaralda
Agencia: Cra 25 No 68-64 Bogotá DC
CORREO ELECTRÓNICO: info@energitel.com
TELÉFONO: (6)3154000 y (1)3000877
II. MARCO LEGAL
Esta Política de Protección de Datos Personales, el “Aviso de Privacidad 5GO-19”, el Formato de “Autorización uso de datos personales para colaboradores 5GO-20”, y el formato de “Autorización uso de datos personales para clientes y proveedores 5GO-21”, que hacen parte de esta Política como Anexo I, se rigen por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los datos personales contenida en:
Constitución Política de Colombia, artículo 15.
Ley 1266 de 2008.
Ley 1581 de 2012.
Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013.
Decreto Único 1074 de 2015.
Sentencias Corte Constitucional: C-1011 de 2008, y C-748 de 2011.
III. ÁMBITO DE APLICACIÓN
La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de LA EMPRESA.
IV. DEFINICIONES
Para los efectos de la presente política, y en concordancia con la normativa vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante el cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el encargado.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Términos y condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
V. TRATAMIENTO
LA EMPRESA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, trabajadores y familiares de estos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores, deudores entre otros.
VI. FINALIDAD
Los datos personales son objeto de tratamiento por parte de LA EMPRESA con las siguientes finalidades:
1. Para el envío de información a sus trabajadores y familiares;
2. Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de LA EMPRESA beneficiarios del servicio de salud;
3. Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de LA EMPRESA.
4. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de peticiones, quejas y reclamos (PQRS), la evaluación de la calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros;
5. Para la interacción con sus distribuidores, para la verificación del cumplimiento de los estándares de distribución, de sus obligaciones legales con sus trabajadores y para la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros;
6. Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros;
7. Para la verificación de saldos de sus acreedores;
8. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e histórica crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;
9. Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel nacional;
10. Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia;
11. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;
12. Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de estos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
VII. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES
Las personas naturales, cuyos datos personales sean objeto de tratamiento por parte de LA EMPRESA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:
1. Conocer los datos personales sobre los cuales LA EMPRESA está realizando el tratamiento. De igual manera, el titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el tratamiento de sus datos personales.
3. Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, respecto del uso que esta le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
5. Solicitar a LA EMPRESA la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos y/o archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y LA EMPRESA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
VIII. ÁREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS DE ESTA POLÍTICA.
El área Administrativa de ENERGITEL S.A.S, en cabeza del Coordinador de procesos Administrativos, tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el tratamiento de datos personales en las diferentes áreas de LA EMPRESA, están obligados a reportar estas bases de datos al Coordinador de procesos Administrativos, de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los titulares de datos personales.
ENERGITEL S.A.S también se apoyará en asesoría jurídica cuando sea requerido para la gestión de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos, ante la cual el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
IX. AUTORIZACIÓN
LA EMPRESA debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los titulares de los datos personales sobre los que requiera realizar el tratamiento.
1. Autorización previa significa que el consentimiento debe ser otorgado por el titular a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales.
2. Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el titular manifieste su voluntad de autorizar que LA EMPRESA realice el tratamiento de sus datos personales.
Esta manifestación de voluntad del titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por LA EMPRESA, tales como:
• Por escrito, por ejemplo, diligenciando un formato de autorización
• Vía electrónica, por ejemplo, mediante correos masivos enviados desde una cuenta electrónica de Energitel, y donde la persona autoriza, siempre y cuando se mantenga la evidencia.
• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, por ejemplo, a través de su aceptación expresa a los términos y condiciones de una actividad dentro de las cuales se requiera la autorización de los participantes para el tratamiento de sus datos personales.
IMPORTANTE: en ningún caso LA EMPRESA asimilará el silencio del titular a una conducta inequívoca.
Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por LA EMPRESA, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.
3. Autorización informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al titular, debe informársele claramente:
• Los datos personales que serán recolectados.
• La identificación y datos de contacto del responsable y del encargado del tratamiento.
• Las finalidades específicas del tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los datos personales.
• Cuáles son los derechos que tiene como titular de los datos personales.
• El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.
X. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NATURALEZA SENSIBLE.
De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con:
• Origen racial o étnico.
• Orientación política.
• Convicciones religiosas / filosóficas.
• Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
• Salud.
• Vida sexual.
• Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).
• Datos financieros o tributarios de índole privado.
El tratamiento de los datos personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, LA EMPRESA deberá:
• Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
• Informar al titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.
IMPORTANTE: ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.
XI. DISPOSICIONES ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.
Según lo dispuesto por el artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, LA EMPRESA solo realizará el tratamiento, esto es, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de datos personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, LA EMPRESA deberá obtener la autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
XII. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.
Los titulares de los datos personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por LA EMPRESA, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales.
ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES Y CONSULTAS:
¿En qué consiste el trámite?
El titular o sus causahabientes podrán solicitar a LA EMPRESA, a través de los medios indicados más adelante:
• Información sobre los datos personales del titular que son objeto de tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA EMPRESA para el tratamiento de sus datos personales.
• Información respecto del uso que se le ha dado por LA EMPRESA a sus datos personales.
Medios habilitados para la presentación de peticiones, consultas, quejas y reclamos:
LA EMPRESA ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, los cuales permiten conservar prueba de las mismas:
• Comunicación dirigida a ENERGITEL S.A.S, Coordinador de procesos Administrativos, Dirección: Calle 12 No 6-182 Bodega #203 Dosquebradas Risaralda
• Solicitud presentada al correo electrónico: paod@energitel.com
Atención y respuesta por parte de LA EMPRESA:
Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
XIII. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA
Cuando se accede o se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de LA EMPRESA, esta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de estas herramientas no se recolectan directamente datos personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de LA EMPRESA tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies” de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.
XIV. SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
LA EMPRESA, en estricta aplicación del principio de seguridad en el tratamiento de datos personales, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de LA EMPRESA se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. LA EMPRESA no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la base de datos o archivo en los que reposan los datos personales por parte de LA EMPRESA y sus encargados. LA EMPRESA exigirá a los proveedores de servicios que contrata la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los datos personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como encargados.
XV. TRANSPARENCIA, TRANSMISIÓN Y REVELACIÓN DE DATOS PERSONALES.
LA EMPRESA podrá revelar los datos personales a terceros no vinculados a esta cuando: a. Se trate de contratistas o contratantes en ejecución de contratos para el desarrollo de las actividades de LA EMPRESA; b. Por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con el que se relaciona la información.
En todo caso, en los contratos de transmisión de datos personales que se suscriban entre LA EMPRESA y los encargados para el tratamiento de datos personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta política de protección de datos personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo encargado:
• Dar tratamiento, en nombre de LA EMPRESA, a los datos personales de conformidad con los principios que los tutelan.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
• Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.
XVI. VIGENCIA
Esta Política de Protección de datos personales estará vigente a partir del 10 de octubre de 2016.
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